Procedimiento de Convalidación de Materias

Departamento de Servicio al Estudiante y Vicerrectorado Académico

(Procedimiento de Convalidación de Materias)

Presentación

La UMCA  ofrece un proceso de convalidación de  materias con el fin de que el estudiante no tenga que repetir materias  y contenidos que ya ha cursado en otras instituciones. En este aspecto, será acorde con lo estipulado en el Reglamento vigente en materia.

Términos aclaratorios:  “Convalidar” corresponde al proceso externo ( es decir de una universidad o parauniversitaria de UMCA), el concepto “Equiparar” es interno (es decir, de UMCA a UMCA)

PROCEDIMIENTO

1.      Al ingreso en UMCA al estudiante interesado se le debe informar de que la universidad le ofrece el servicio de convalidación de materias, al igual que el servicio de equiparación de materias.
2.      El estudiante que ha cursado materias en otra institución debe presentar una certificación de notas (original-timbrada) del centro de estudios de procedencia; la misma no debe superar los seis meses de emitida . En el caso de equiparaciones debe presentar únicamente un “pantallaza” de UMCA.
3.      Se presenta por una única vez durante el primer cuatrimestre de estancia del estudiante en UMCA, en el Departamento de Servicio al Estudiante. Si el estudiante no presenta la gestión en el primer cuatrimestre de ingreso, no la podrá realizar en ningún cuatrimestre posterior,  por disposición del CONESUP.
4.      Debe dejarse claro que el estudiante debe traer el programa de cada curso sellado y/o firmado por una autoridad universitaria correspondiente.
5.      Cuando el estudiante presenta la documentación para la convalidación (certificación y programas) se le entrega el formulario  de convalidación-equiparaciones respectivo y la hoja de Guía para convalidar y equiparar de la carrera respectiva.
6.      Se verifica que el estudiante haya llenado correctamente la solicitud y que traiga adjunto todos los documentos requeridos para su respectiva aprobación.
7.     Si el estudiante cumple  con los requisitos se recogen para su trámite ante las autoridades académicas (Director de Carrera y Vicerrector Académico).
8.      Todos los días se revisa el ampo de convalidaciones y equiparaciones  por aprobar.
9.      Se procede a anotar las convalidaciones y equiparaciones  nuevas en el consecutivo que corresponda, para cada trámite, se confecciona una boleta (Control de solicitud de Convalidaciones) para entrega a la Asistente Académica de acuerdo al coordinador respectivo donde se detalla: Coordinador a quién se dirige, nombre del estudiante, área o carrera, certificaciones presentadas y programas, fecha entrega y  recibido,  y se le entregan a la asistente académica para su recibido.
10. La asistente citada le entrega las convalidaciones y equiparaciones a cada Director de carrera  para su respectiva  revisión y aprobación.
11. Cuando cada Director se las devuelve firmadas, ella se las pasa al Vicerrector y al Rector de la universidad para que las revisen y las firmen.
12. Cuando las mismas están aprobadas la asistente supracitada las entrega a servicio al estudiante mediante una boleta “Convalidaciones entregadas a Servicio del Estudiante”, esto con el objeto de llevar el control interno de las pendientes. Cabe señalar que los programas académicos quedan en custodia del Departamento de Registro, los cuales son entregados mediante boleta por la Asistente Académica.
13. Servicio al estudiante  procede llamar a los alumnos que se les aprobó las convalidaciones ó equiparaciones, de igual forma se llaman a los que no se les aprueba por alguna observación indicada por el  Director de carrera, se le indica a los estudiantes  que tienen un plazo máximo de ocho días para retirarla. Todas las convalidaciones y/o equiparaciones se archivan de acuerdo a la carrera.
14. Cuando el estudiante viene a retirar la convalidación de materias debe firmar en el consecutivo de convalidaciones para su control.
15. Cuando el estudiante se presenta, se le entrega, se le entrega los formularios junto con la certificación para que proceda a cancelar los aranceles correspondientes en el departamento de Control de Ingresos.  El departamento de Servicio al Estudiante en forma previa, verificará las tres firmas de las autoridades académicas.
16. Luego el estudiante una vez cancelado el derecho entrega al departamento de Registro, los documentos sellados por el departamento de Control de Ingresos.
17. El departamento de Registro verifica que los documentos estén completos, firmados por las tres autoridades y sellado por Control de Ingresos. Debe quedar claro que el departamento de Registro no procesará ningún trámite que esté incompleto.
18. El departamento de Registro procesa  el trámite en el sistema.
19. Todo trámite no deberá superar ocho días hábiles desde que el estudiante presentó la solicitud.

OTROS ASPECTOS ACLARATORIOS IMPORTANTES

a.    1) La Vicerrectoría Académica aceptará trámites “provisionales”, para efectos de matrícula de los estudiantes; para lo anterior el Director de Carrera indicará en forma clara que la misma debe ser tramitada bajo la condición de “PROVISIONAL”.  Es importante dejar clarificado que el Director de Carrera es la única persona responsable de levantar los requisitos, aunque  el trámite no sea provisional.

b.    El estudiante tendrá la responsabilidad de completar este trámite antes de culminar el primer cuatrimestre de su estancia; caso contrario este queda sin validez, y deberá proceder a cumplir esos requisitos académicos.

c.    Servicio al Estudiante, velará porque, todo trámite provisional no satisfecho, sea notificado al estudiante antes del inicio del II cuatrimestre de su estancia en UMCA.

d.    Para aquellas instituciones universitarias o parauniversitarias que ya no existen, el estudiante debe solicitar los atestados correspondientes ante el CONESUP o Control de Calidad respectivamente del MEP

e.    Para los trámites del exterior, el estudiante deberá cumplir con lo estipulado, a saber: firma del cónsul de Costa Rica en el país de origen de la certificación de estudios (la cual debe señalar claramente las materias, el creditaje y la condición de aprobado, en forma clara y escala numérica), de los programas (únicamente sellados por la Universidad de origen en original); con lo anterior el interesado procede a llevar la certificación al Ministerio de Relaciones Exteriores, para validar la firma del cónsul.